Για τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το Microsoft 365, μια λύση αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μακροπρόθεσμα μπορεί να αποτελέσει βασικό παράγοντα για την προστασία και τη διατήρηση σημαντικών επιχειρηματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η απόφαση, για το ποια λύση ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες μιας εταιρείας συχνά δεν είναι εύκολη υπόθεση. Υπάρχουν ήδη πολλές διαθέσιμες επιλογές αρχειοθέτησης στο Microsoft 365, όπως:
- Exchange Online Archiving (EOA)
- In-Place Archiving
- AutoArchive (γνωστό επίσης ως “archive to .PST”), και
- το κουμπί “Archive” στο Microsoft Outlook
Ωστόσο, υπάρχουν αρκετά μειονεκτήματα που αφορούν τις προαναφερόμενες επιλογές αρχειοθέτησης, σε αντίθεση με την ενσωμάτωση ενός τρίτου εργαλείου αρχειοθέτησης:
- Ευθύνη για τα Δεδομένα σας: Η ευθύνη για την προστασία και τη διατήρηση δεδομένων βαρύνει τον πελάτη και όχι τη Microsoft (“μοντέλο κοινής ευθύνης”).
- Κίνδυνος Απώλειας Δεδομένων: Ακόμα κι αν το Microsoft 365 είναι θεμελιωδώς ικανό να αποκαταστήσει δεδομένα που έχουν διαγραφεί κατά λάθος, ενδέχεται να προκύψουν καταστάσεις που εμποδίζουν ή ακόμη και θέτουν σε κίνδυνο σοβαρές καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
- Αυτοεξυπηρέτηση για τελικούς χρήστες: Χωρίς μια λύση αρχειοθέτησης email τρίτων, οι τελικοί χρήστες δεν μπορούν να αναζητήσουν τα δικά τους δεδομένα γρήγορα και αποτελεσματικά και να επαναφέρουν τα email, ρίχνοντας έτσι την πίεση στο προσωπικό πληροφορικής.
- Ανεξαρτησία από την Microsoft: Χωρίς λύση αρχειοθέτησης email τρίτων, οι χρήστες δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν η υπηρεσία του Microsoft 365 αντιμετωπίζει κάποιο πρόβλημα ή ακόμα και αν σταματήσουν να τη χρησιμοποιούν.
Γιατί το Mail Store μαζί με το Microsoft 365 δίνουν λύση
Το MailStore είναι μια λύση λογισμικού που μπορεί να ενσωματωθεί στο Microsoft 365 και μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να ξεπεράσουν τις παραπάνω αδυναμίες, προσφέροντας παράλληλα πολλά περισσότερα οφέλη για τον τελικό χρήστη ως εξής:
- Νομικά και Οικονομικά Οφέλη:
- Τήρηση ενός αυξανόμενου αριθμού απαιτήσεων συμμόρφωσης και του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ).
- Μείωση της πίεσης στα τμήματα πληροφορικής και τους προϋπολογισμούς τους μειώνοντας τους υπερφορτωμένους διακομιστές, μειώνοντας το κόστος αποθήκευσης και τις σύνθετες διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς.
- Ανεξαρτησία από το πάροχο υπηρεσιών ηλ. ταχυδρομείου και αποθήκευση μηνυμάτων τοπικά υπό τον έλεγχο της εταιρείας, διασφαλίζοντας τη διαθεσιμότητά τους ανεξάρτητα από την κατάσταση λειτουργίας του παρόχου.
- Προστασία Απώλειας Δεδομένων:
- Διασφάλιση της αρχειοθέτησης υπαρχόντων ή εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αμέσως μόλις ληφθούν ή αποσταλλούν με μία απλή ρύθμιση.
- Μείωση του αντίκτυπου των αρχείων PST στους πόρους αποθήκευσης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
- Αποτροπή κακόβουλης ή ακούσιας διαγραφής email, ακόμη και όταν οι εργαζόμενοι εγκαταλείπουν μια εταιρεία.
- Χαμηλότερες Απαιτήσεις Αποθήκευσης:
- Διατήρηση χαμηλού επιπέδου φόρτου εργασίας του διακομιστή διαγράφοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις αυτά αρχειοθετηθούν επιτυχώς και με ασφάλεια.
- Εξάλειψη της ανάγκης χρήσης ποσοστώσεων γραμματοκιβωτίου (mailbox quota) για το περιορισμό της χωρητικότητας αποθήκευσης ενός διακομιστή αλληλογραφίας.
- Αντίγραφα Ασφαλείας και Επαναφορά:
- Επαναφορά email με ένα κλικ, χωρίς κάποια χρονοβόρα διαδικασία ανάκτησης.
- Μείωση της διαταραχής στις καθημερινές δραστηριότητες και διασφάλιση πρόσβασης σε όλα τα email μέσω του email archive, ακόμα και όταν ο διακομιστής αλληλογραφίας είναι εκτός λειτουργίας.
- Οφέλη Παραγωγικότητας:
- Γρήγορη αναζήτηση πλήρους κειμένου για email και όλους τους τύπους συνημμένων αρχείων.
- Βολικό πρόσθετο για το Microsoft Outlook.
- Εύκολη πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω οποιουδήποτε προγράμματος περιήγησης ιστού (επιτραπέζιο ή κινητό) ή της εφαρμογής MailStore Client.
Η iBS, προσφέρει πέρα από το MailStore και τα διάφορα πακέτα Microsoft 365, μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να ενσωματώσουν αυτά τα δύο προϊόντα μαζί, για να επιτύχουν απρόσκοπτη παραγωγικότητα στις καθημερινές τους δραστηριότητες και να αποκομίσουν τα οφέλη της αρχειοθέτησης email.
